2006年12月01日

★Palmで考えるGTD

恐らくこの手の話はいろんな方がしていると思いますし、私もそういった記事をいくつも目にしてきているので、きっと重複したり、似通ったりしている部分はあると思いますが、まあ、とりあえず恐れずに書いてみようかと。

まずGTD(Getting Things Done)って、平たく言えば数ある仕事術のうちの一つだと思いますが、意図しているところとしては、とかく仕事に追われがちな状況から抜け出し、仕事を効率よく行うことで、仕事以外のことにも時間を振り分けたい、といったことを実現するための具体的プロセス、かと。

要点だけいうと

1.自分の頭にあること(やりたいこと、やらなければならないことなど)
  をすべて洗い出す。
2.このリストを信頼できるシステムに組み込む
3.それら個々の事柄について具体的なアクション
  (いつやるとか誰かに頼むとか)をつけていく
4.上記のアクション付けに基づいていまできるものはいますぐ実行する
5.新しい事柄を入れながら、定期的にレビューする
6.仕事と仕事以外の事柄のバランス、目標との距離
  (期間、達成度)を適正化する(アライメント)

という理解でいいのでしょうか。

で、恐らくここを読んでPDAを使っているかたは、これに近いことを常日頃行っているんではないかと。私の場合、上記の入り口としてのシステムはやはりToDoだと思ってます。

中には時間的な概念を入れて(もしくは時間情報なしとして)予定表で一括管理をしている方もいるかもしれませんが、私の場合、とりあえず放り込む、という考え方からするとやはりToDoがあっているのかなぁ、と思ってます。

もちろん、他にもいろいろなアプリがあるので、それぞれにあった形のものを選べばよいのですが、私としてはこの手のものは出来るだけシンプルにしておきたい(そうしないと長続きしない)ので、基本的にToDoを利用しています。

以下、私の具体的なプロセス。

ここしばらくの間のToDoの運用方法としてカテゴリー分けを利用することを行ってきましたが
私の場合のカテゴリー分けは

01_Do it (いまやるべきこと)
02_Repeat (繰り返し事項)
03_Asking (依頼中、待ち)
04_Project (複数の事項が絡むもの)
05_Personal (個人事項)
99_Palm (笑)

と、なっていました。頭に番号をつけるのは、そうすることで綺麗に並ぶので。
あえて横文字なのはなんちゃってPalm Desktop日本語化だと日本語カテゴリが文字化けしてしまうので(^^ゞ。

で、ここにGTD的な考え方として
『00_Inbox』
というのを追加しました。恐らくこれまではUnfiledに属されていた、つまり適当に放り込まれていた事柄をより明確に意識するために、このカテゴリーを設けました。

palm_113006_002.jpg

まず、どこかでまとまった時間をとって、頭の中にある気になること、やらなければならないこと、やりたいこと、なりたい状況、などなど、全て吐き出して、この『00_Inbox』にリスト化していきます。

あとは、その都度思いついたことを、この『00_Inbox』に入れておき、一旦忘れます。で、例えば、その日の終わりとか、週の終わりとか、定期的にここを参照するようにします。ここは自分で何かルール付けが必要ですね。予定表に『Inbox参照』とかいって定期予定をいれちゃってもいいですが(笑)。

定期的に参照するときは、上記3.のプロセスとして、上記リストの各アイテムに対してカテゴリ分けを、必要なら期限付けを行っていきます。例えば、誰かに依頼しなければならない場合は「〜依頼」と書いておいて『01_Do it』に入れておく。で、実際に依頼した場合は、今度「〜確認」とか書いておいて『03_Asking』に入れてアラームでもつけておけば、フォローも抜かりなくできます。

GTDの考え方によれば、この項目は何も仕事のことだけでなく、趣味のこと、家庭のこと、なども含めて管理しちゃえばいい、ということだそうで。そうなってくると例えば『98_Wish list(やりたい、なりたいことリスト)』なんていうカテゴリも必要になってきますね。とりあえずここにいれておいて、少し時間が空いたときになど、もっと具体的な方法を考えてみる、とか。上記6.のプロセスに近いかも。

例えば新しいPalmが欲しい、とか。あ、それは『99_Palm』に入れとけばいいか(笑)。

で、これまでTodoの『優先度』の扱いについては、とりあえず1日の中で前工程、後工程と流れが決まっている場合のみ優先度で順位付けを行って、それ以外は基本全部『3』にしてました。『5』だとなんか後ろ向きだし、『1』だと何となく急かされているような気がしたので。。。(^^ゞ

しかし、GTD的にプライベートなこともひっくるめて、ということにしたので、05_Personalというカテゴリはとりあえず無しにしました。

その代わり、業務に絡む事項は基本、優先度「3」で必要があれば優先度を上げていく。まあ3段階もあれば十分でしょう。で、プライベートに絡む事で、緊急を要するもの以外は基本的に優先度「5」としています。
これは一応iCalとの対応も考えてのこと。

こうすることで、例えばTMPでのToDo表示を優先度1−3までとかにしておけば、プライベートのごちゃごちゃしたToDoリストが表示されなくてすっきりします。

この部分はPrivateにチェックして分ける、という方法でもいいかもしれません。

で、こうやっていると、時にはいろいろな作業が絡み合っている事柄、なんていうものが出てくるのですが、その場合は別途、個々の作業レベルまで落とし込んでやる必要があります。そのような事柄に対しては、とりあえず『04_Project』にリストを分類しておいて、別のツールを使うようにしています。

それはまた後。

GTDについてはこの辺りから拾っていくとわかりやすいかと。
http://www.itmedia.co.jp/bizid/gtd_index.html

posted by ryo-n at 04:00| Comment(4) | TrackBack(2) | Palm | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
GTD、名前は聞いていたのですが、このエントリをよさげなので、早速本をAmazonに頼みました。
なるほど、ToDoのカテゴリをうまく使うと色々工夫できそうですね。
次のエントリも期待しています^^
Posted by MA-CY at 2006年12月01日 12:27
私も同じような状態でした(^^ゞ
いまのところはそれらしくいっているのではないか、と思っています。ただ結局は溜まった「今やることリスト」をやり抜く実行力が一番重要かもしれません(^_^;
Posted by ryo-n at 2006年12月01日 15:30
GTD、初めて知りました。でもPDAを使っている人であれば、今更GTDなどと呼んでワイワイやっていることでもないような…?などと思ってしまいましたが;;

僕もやることを書き出す、いつやるかを書き込む、というのはToDoでやっています。
さらに一日にやることが多い場合は、Todayというカテゴリを作って、その中にどんな細かいことでも全て朝のうちに入力し、一つずつ潰していくというのをやっとります(^^
Posted by 二尾 at 2006年12月02日 00:19
いやほんと二尾さんのおっしゃるとおり。PDA使いの人は自然と似たようなことしてるんですよね。

逆にこういう一種のブームを利用して上手にPDA/スマートフォンを売り込むっていうのもありだと思うんだけどなぁ。。。
Posted by ryo-n at 2006年12月02日 04:09
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